Bald ist es soweit! Zeit für die Stichtagsinventur

 

INVENTORUM > Blog > Management > Bald ist es soweit! Zeit für die Stichtagsinventur

Die Zeit der Inventuren steht vor der Tür. Der Jahresabschluss lädt Unternehmer wieder zur Bestandsaufnahme ein. Zum Abschlussstichtag, in der Regel der 31. Dezember, müssen die meisten Unternehmen eine mengenmäßige Bestandsaufnahme für den Betrieb durchführen. Je nach Branche ist eine solche Stichtagsinventur aber auch schnell eine Herausforderung.

Was Sie für eine erfolgreiche Stichtagsinventur wissen müssen und 
welche Verfahren es noch gibt, erfahren Sie in unserem Artikel.

Was ist eine Stichtagsinventur ?

Eine Stichtagsinventur ist eine Vereinfachung der Inventur des Lagerbestands nach §241 HGB. Bei einer Stichtagsinventur wird das Inventar an einem festgelegten Stichtag, in der Regel der Bilanzstichtag mengenmäßig erfasst (§ 240 Abs. 1 und 2 HGB). 

Die Bestandsaufnahme muss laut HGB nicht zwingend am Abschlussstichtag erfolgen. Eine Stichtagsinventur kann innerhalb 10 Tage vor oder nach dem Stichtag durchgeführt werden. 

Durch den Zeitraum von 20 Tagen haben Unternehmen mehr Flexibilität. Um schließlich den Wert des Bestands zum Bilanzstichtag zu ermitteln, müssen die Zugänge und Abgänge, die in der Zwischenzeit entstanden sind, wertmäßig abgezogen oder fortgerechnet werden.

Wenn Sie mehr Zeit benötigen, dann ist die vor- oder nachverlegte Inventur eine Alternative. Wobei eine verlegte Inventur nur angewendet werden darf, wenn unkontrollierbare Abgänge, wie Verderb, Verdunstung, Schwund oder extreme Zerbrechlichkeit weitgehend auszuschließen sind.


Was ist eine Inventur?

Bei einer Inventur stellen Sie fest, woraus sich Ihr Vermögen und Ihre Schulden zum Stichtag zusammensetzen. Dafür werden die Werte aller Vermögensgegenstände und auch die Schulden eines Unternehmens in einer Liste eingetragen. So soll der tatsächliche Bestand zum Ende des Geschäftsjahres erfasst werden.

Bekannt ist insbesondere die körperliche Inventur bei der Sie die Warenbestände und das Anlagevermögen zählen bzw. wiegen, messen oder schätzen.

In den Warenwirtschaftssystemen befinden sich bereits die regelmäßig ermittelten Mengenbestände der Lager. Eine Inventur dient dann zur Feststellung, ob die Bestandsaufnahmen korrekt waren.

Gelegentliche Fehler bei den Buchungen der Zu- und Abgänge können zu Abweichungen führen, die sich dann im Ergebnis der Inventur zeigen. Das Ergebnis ist maßgeblich für die in der Buchführung dokumentierten Bestände. Abweichende Werte der Buchführung sind entsprechend zu korrigieren.

Wer muss eine Inventur durchführen?

Zur Durchführung einer Inventur sind Unternehmen verpflichtet, die unter die Bestimmungen des Handelsgesetzbuches (HGB) fallen. Diese müssen eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung aufstellen. 

Freiberufler und Unternehmer, die ihre Gewinne anhand einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln, müssen rein gesetzlich kein Inventurverfahren durchführen.


Eine Inventur hat 3 Hauptaufgaben

  1. Sie dient als Grundlage für den Jahresabschluss
  2. Die Bestandsaufnahme deckt Verluste durch Diebstahl, Schwund etc. auf
  3. Als Korrektur der Lagerbuchführung

Es gibt verschiedene Inventurarten:

  • Stichtagsinventur: Findet zu einem bestimmten Zeitpunkt, in der Regel zum Jahresabschluss statt. Der Bestand wird dabei mengenmäßig vollständig erfasst.
  • Verlegte Inventur: Die vor- oder nachverlegte Stichtagsinventur kann innerhalb der letzten 3 Monate vor dem Bilanzstichtag oder 2 Monate danach durchgeführt werden. Es muss zusätzlich eine Wertfortschreibung und Wertrückrechnung der Bestände zum Bilanzstichtag erfolgen.
  • Permanente Inventur: Jeder Artikel vom Bestand wird mindestens einmal im Jahr erfasst. Den Zeitpunkt der Inventur kann das Unternehmen frei wählen. Bei besonders wertvollen Gütern darf diese Inventurart aber nicht angewendet werden.
  • Stichprobeninventur: Der Bestand der Vermögensgegenstände wird nach Art, Menge und dem Wert anhand von Stichproben mit mathematisch-statistischer Methoden ermittelt. Es ist keine zusätzliche körperliche Inventur nötig. Dieses Verfahren eignet sich für große Unternehmen. 

Ein ordnungsmäßige Inventur orientiert sich an den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB):

  • Vollständigkeit: Alle Bestände mit korrektem Wert erfassen
  • Richtigkeit: Art, Menge und Wert aller Vermögensgegenstände richtig auflisten
  • Wirtschaftlichkeit: Ist die Mengenerfassung eines bestimmten Guts nicht zumutbar, darf man diese schätzen
  • Wesentlichkeit: Gegenstände des Anlagevermögens mit einem Wert unter 60 Euro müssen nicht ins Inventurverfahren eingeschlossen werden
  • Klarheit: Einzelne Bestände klar bezeichnen und zuordnen
  • Nachprüfbarkeit: Eine übersichtliche Inventarliste, die auch fachkundige Dritte überprüfen können
  • Rechtzeitigkeit: Durchführung innerhalb der gesetzlich vorgegeben Frist
  • Einzelerfassung: Jeder Wert muss einzeln erfasst werden

Als Vermögensgegenstand sind materielle und immaterielle Sachen und Rechte gemeint, die durch Aktivierung in der Bilanz auftauchen.

Unterschied: Stichtagsinventur vs. permanente Inventur

Bei der Stichtagsinventur erfolgt die körperliche Bestandsaufnahme aller Vermögens- und Schuldenteile am Ende des Geschäftsjahres zu einem bestimmten Stichtag. Die mengenmäßige Erfassung des Inventars kann in einem Zeitraum von 10 Tagen vor oder nach dem Stichtag erfolgen. 

Eine permanente Inventur ist die laufende buchmäßige und körperliche Erfassung aller Bestandsveränderungen. Die Bestände müssen mindestens einmal jährlich zu einem beliebigen Zeitpunkt überprüft werden. Bei besonders wertvollen Wirtschaftsgütern darf dieses Inventurverfahren aber nicht angewandt werden. 

Vor- und Nachteile der Stichtagsinventur

Vorteile:

  • die ermittelten Bestände und Werte müssen einem Bilanzstichtag bzw. einer klaren Periode nahe dem Bilanzstichtag zugeordnet werden
  • keine gesonderten Voraussetzungen nötig

Nachteile:

  • Betriebsunterbrechung zur Durchführung der Inventur notwendig
  • großer Arbeitsaufwand und Mehrkosten für zusätzliche Mitarbeiter
Tipp: Bereiten Sie Ihr Team rechtzeitig mit einem Briefing auf die Stichtagsinventur vor. Eine klare Struktur und ein Verweis auf die formalen Grundsätze helfen dabei Unsicherheiten und Fehler zu minimieren.

INVENTORUM das richtige Kassensystem für Sie

Mit INVENTORUM sind Sie für die Stichtagsinventur dank der Inventur App gut vorbereitet. Ihre Bestände werden vollautomatisch und in Echtzeit aktualisiert. Damit haben Sie jederzeit und ortsunabhängig Ihr Sortiment im Auge.

INVENTORUM wünscht Ihnen viel Erfolg!


Hinweis: Alle Hinweise in diesem Artikel sind aus frei zugänglichen Quellen zusammengetragen. Inventorum ist keine Rechtsberatung und bietet mit diesem Text auch keine Rechtsberatung zur Geschäftsgründung. Es besteht kein Anspruch auf rechtliche Korrektheit.

loading