GoBD & Kassenprüfung
Kein Problem! Mit dem richtigen Kassensystem

 

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Kein Problem! Mit dem richtigen Kassensystem

Ist Ihre Kasse fit für eine Kassenprüfung? Sorgen Sie jetzt dafür, dass Ihr Kassensystem GoBD-konform ist. Die GoBD verpflichtet zur ordnungsgemäßen Kassenführung, ein lückenloser Beleg sollte somit für alle Ein- und Ausgänge sichergestellt sein. Hinzu kommt, dass durch die Kassen-Nachschau seit Januar 2018, eine Kassenprüfung vor Ort jederzeit und ohne Ankündigung durch einen Prüfer des Finanzamts möglich ist.

Ein digitales Kassensystem gibt Ihnen die Sicherheit den Anforderungen gerecht zu werden und ist somit bares Geld wert. Denn schon durch kleinste Ungenauigkeiten in der Buchführung kann es zu einer Betriebsprüfung und Steuernachzahlungen kommen.

Damit Sie Ihre Zeit entspannt Ihrem unternehmerischen Erfolg widmen können, stellen wir Ihnen die wichtigsten Infos zur GoBD vor, worauf Sie achten müssen und wie Sie mit der richtigen Kasse bestens für eine Kassenprüfung gewappnet sind. 


GoBD – was ist das genau?

Die GDPdU und die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssystem, kurz GoBS, wurden im Januar 2017 durch die GoBD zusammengefasst. Deshalb gelten neue Anforderungen an elektronische Kassensysteme. Wie im BMF-Schreiben erläutert, umfasst die GoBD die ‚Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff‘.

Durch die Änderung wurde ein Standard für die Datenerfassung- und aufbewahrung sichergestellt. Die Prüfung der Buchhaltung soll somit erleichtert und Steuerbetrug durch Manipulationen an der Kasse vermieden werden.

Alle steuerlich relevanten Daten müssen laut GoBD folgende Kriterien erfüllen:

Nachvollziehbarkeit:
Keine Buchung ohne Beleg! Aufzeichnungen und Buchungen müssen nachvollziehbar sein.

Nachprüfbarkeit:
Bei einer Kassen-Nachschau muss dem Prüfer zeitnah der Zugriff auf die Daten möglich sein.

Unveränderbarkeit:
Korrekturen und der ursprüngliche Eintrag müssen erkennbar sein.

Vollständigkeit:
Jede Buchung muss lückenlos erfasst werden.

Richtigkeit:
Der Steuerpflichtige ist für die Richtigkeit der Daten verantwortlich.

Zeitgerechte Buchungen:
Bargeldbewegungen sind täglich zu erfassen. Für bargeldlose Transaktionen gilt die 10 Tages-Regel.

Aufbewahrung:
Alle Daten müssen für 10 Jahre elektronisch aufbewahrt werden und digital auswertbar sein.

Ordnung:
Buchungen müssen chronologisch erfasst und nach Konten dargestellt werden.

Sicherheit:
Alle steuerlich relevanten Daten müssen vor unbefugten Zugriff und Verlust geschützt werden.

GoBD-konformes Kassensystem

Die Anforderungen an Kassen sind nicht zu unterschätzen. Neuere Kassensysteme, die beispielsweise Cloud basiert sind, können sich ändernde gesetzlichen Anforderungen besser anpassen und diese umsetzen. Das trifft auch auf das im Januar 2020 inkrafttretende Gesetz zu. Es besagt das digitale Kassendaten per Gesetz über eine einheitliche digitale Schnittstelle zur Verfügung gestellt werden müssen. Außerdem wird die Anbindung einer technischen Sicherheitseinrichtung gesetzlich verpflichtend sein, damit digitale Grundaufzeichnungen nicht nachträglich manipuliert werden können.

Um nun den steuerlichen Anforderungen gerecht zu werden, müssen Sie auf ein GoBD-konformes Kassensystem achten. Ihre Kasse muss jederzeit kassensturzfähig sein, wenn beispielsweise das Finanzamt die Kassenführung prüft.

Vor allem bargeldintensive Branchen wie die Gastronomie oder der Einzelhandel werden von Mitarbeitern des Finanzamts stark ins Visier genommen. Auch andere Branchen wie Friseure, Handwerker oder Food Trucks sollten auf finanzamtkonforme Registrierkassen umsteigen.


Was muss eine elektronische Kasse nachweisen können?

Grundsätzlich können Unternehmen in Deutschland frei entscheiden, ob eine elektronische Registrierkasse, ein PC-Kassensystem oder eine offene Ladenkasse verwendet wird. Es gibt für deutsche Unternehmen noch keine Registrierkassenpflicht.

Seit 2017 müssen aber alle elektronischen Kassensysteme laut Gesetz die Anforderungen der GoBD erfüllen.

Gesetzliche Anforderungen an Kassensysteme

GoBD – Checkliste

  • Kassenbuch, inkl. einzelner Positionen, Bar oder Kartenzahlung
  • fortlaufend nummerierte z-Bons
  • Gesamtsumme der Bruttoeinnahmen muss abrufbar sein
  • Stornierungen, Retouren und Kassenentnahmen belegbar
  • Aufbewahrung der Originalbelege
  • Bedienungsanleitung und Wartungsprotokolle
    (dies gilt für programmierbare Registrierkassen; trifft auf viele Cloud Anbieter nicht zu) 
  • Protokolle für Trainingsspeicherdaten
    (nur wenn ein Trainingsprogramm vorhanden ist)
  • Änderungen werden nach jedem Programmabruf gespeichert
    (gilt für programmierbare Registrierkassen)

Wenn Ihr Kassensystem diese Anforderungen erfüllt können Sie bei einer Prüfung der elektronischen Registrierkasse gelassen bleiben.

Falls Sie nicht sicher sind ob Ihre Registrierkasse die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, kontaktieren Sie den Hersteller um das entsprechende Software-Update aufzuspielen. Ist das nicht möglich, ersetzen Sie Ihre Registrierkasse mit einem neuen GoBD-konformen Kassensystem. 


TIPP

Eine neue Kasse von INVENTORUM.

Unser Kassensystem entspricht den Regelungen der GoBD und bietet viele weitere Vorteile, denn das System ist POS – Point of Sale und Point of Service in einem. Für Cafés, den Einzelhandel, und viele weitere Branchen, Ihr neues Kassensystem wird Sie begeistern.

Sie möchten mehr wissen? Dann lassen Sie sich zur GoBD und Ihrer neuen Kasse beraten.

Die Zukunft: moderne Kassensysteme

Die gesetzlichen Neuerungen betreffen zwar ausschließlich elektronische Kassensysteme, doch muss jede Kasse bei einer Prüfung die Anforderungen erfüllen können. Auch bei offenen Ladenkassen muss die ordnungsgemäße Kassenführung lückenlos belegbar sein. Ob in der Gastronomie oder im Einzelhandel, achten Sie immer auf die Vollständigkeit Ihrer Unterlagen. 

Weitere Informationen zur Kassen-Nachschau finden Sie hier.

GoBD-Konformität

Mit einem iPad Kassensystem von INVENTORUM sind Sie rechtlich auf der sicheren Seite. Das System ist nicht nur GoBD konform, sondern es hat auch alles was Sie brauchen, um Ihren Arbeitsalltag zu erleichtern.

Software & Features

Dem Finanzamt wird durch das digitale Kassensystem der Überblick über alle Kassenvorgänge und der Datenzugriff ermöglicht, aber auch Sie können davon profitieren. Sie haben die Zahlen Ihres Unternehmens immer voll im Blick und können so Prozesse optimieren und unnötige Ausgaben vermeiden.

Buchführung leicht gemacht

Mit INVENTORUM ist Ihre Registrierkasse immer auf dem aktuellsten Stand. Unsere App vereint Kasse, Warenwirtschaftssystem, Buchhaltungssoftware und Online-Shop in einem System. Profitieren Sie beispielsweise von der vorbereitenden Buchhaltung von INVENTORUM. Diese ist natürlich GoBD-konform und das digitale Kassenbuch erfasst zudem alle Ein- und Ausgaben.

Was bringt die Zukunft? Ab 2020 setzen Finanzbehörden auf noch mehr Sicherheit.

Für die Finanzbehörden ist die Sicherheit vor Manipulationen bei PC-gestützten Kassensystemen und elektronischen Registrierkassen ein wichtiges Thema.

Im Jahr 2020 sieht das Gesetz vor, eine technische Sicherheitseinrichtung für alle elektronischen Aufzeichnungssysteme einzuführen.

Bis Ende 2022 gilt eine Übergangsfrist für Kassen die Unternehmen zwischen November 2010 und Dezember 2019 erworben haben. Dies gilt für Kassen die nicht mit einer technischen Sicherheitseinrichtung nachrüstbar sind.


Ihre Vorteile mit INVENTORUM

Eine elektronische Kasse von INVENTORUM bietet viele Vorteile. Aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen werden sicher für die vorgeschriebene Dauer gespeichert und Sie haben immer Zugriff auf die elektronischen Dokumente.

Elektronische Registrierkassen können Ihnen viel Verwaltungsaufwand abnehmen. So haben Sie mehr Zeit sich auf Ihre Kunden und Ihr Geschäft zu konzentrieren. 

INVENTORUM wünscht Ihnen mit Ihrem neuen Kassensystem viel Erfolg!


Hinweis: Alle Hinweise in diesem Artikel sind aus frei zugänglichen Quellen zusammengetragen. Inventorum ist keine Rechtsberatung und bietet mit diesem Text auch keine Rechtsberatung zur Geschäftsgründung. Es besteht kein Anspruch auf rechtliche Korrektheit.

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