Inventur Vorschriften – das müssen Sie beachten

 

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Für viele Unternehmen ist die Inventur mit großem Aufwand verbunden. Start-ups und kleinere Unternehmen stehen oft einer Herausforderung gegenüber, um die gesetzlich vorgeschriebene Inventur ordnungsgemäß durchführen zu können. Oft entstehen neben dem erhöhten zeitlichen Einsatz auch weitere Kosten, da zusätzliche Mitarbeiter beauftragt werden müssen. Bei der Planung und Durchführung müssen zudem einige Vorschriften eingehalten werden.

Die jährliche Inventur ist nicht nur eine Pflicht, sondern auch eine regelmäßige Einschätzung des Werts des Betriebs. So behalten Unternehmer einen Überblick über die wirtschaftliche Lage des Betriebs und erhalten anhand der ermittelten Werte den Ist-Bestand als Ergebnis.

Grundlagen der Inventur

Der Inventur liegen bestimmte gesetzliche Vorschriften zugrunde, an die sich Kaufleute zur Durchführung einer ordnungsgemäßen Inventur halten müssen. Die Vorschriften des § 240 Abs. 1 HGB besagen, dass jeder Kaufmann verpflichtet ist zum Ende eines jeden Geschäftsjahres Vermögensgegenstände und Schulden seines Unternehmens aufzuzeigen und zu bewerten. 

Dafür werden die Werte aller Vermögensgegenstände und auch die Schulden eines Unternehmens in einer Liste eingetragen. So soll der tatsächliche Bestand zum Ende des Geschäftsjahres erfasst werden. Das Anlagevermögen des Unternehmens wird in ein Anlageverzeichnis aufgenommen. Das aufgestellte Inventar ist das Ergebnis der Inventurliste. 

Zeitpunkte einer Inventur nach § 240 Abs. 2 HGB:

  • zum Schluss des Geschäftsjahres
  • zu Beginn einer Geschäftstätigkeit
  • bei der Auflösung oder dem Verkauf eines Unternehmens

Die Inventur muss zum Bilanzstichtag erfolgen. Dieser fällt in der Regel auf den Abschlussstichtag, den 31.12. eines Kalenderjahres. Laut § 241 HGB Abs. 2 bedarf es einer körperlichen Bestandsaufnahme zu diesem Zeitpunkt nicht, wenn aufgrund eines anderen Verfahrens gesichert ist, dass der Bestand auch ohne die körperliche Bestandsaufnahme für diesen Zeitpunkt festgestellt werden kann.

Alle Kaufleute sind nach den §§ 238 ff. HGB zur Führung von Handelsbüchern  sowie am Schluss des Geschäftsjahres zur Aufstellung einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung verpflichtet (§ 242 Abs. 1 und 2 HGB).

Die Bestandsaufnahme

Zur ordnungsgemäßen Buchführung und Bilanzierung ist die Bestandsaufnahme über das Unternehmensvermögen notwendig. Dabei wird der gesamte Warenbestand eines Unternehmens erfasst und der ermittelte Ist-Wert wird schließlich mit dem Soll-Bestand abgeglichen. Das Inventurverfahren dient dadurch zur Feststellung, ob die Bestandsaufnahmen korrekt waren.

Gelegentliche Fehler die bei den Buchungen der Zu- und Abgänge auftreten können, führen zu Abweichungen, die sich im Ergebnis der Inventur zeigen. Das Ergebnis dient als Richtwert für die in der Buchführung dokumentierten Bestände, daher müssen Abweichungen in der Buchführung korrigiert werden.

Sind bis zum Bilanzstichtag auch fertige oder unfertige Erzeugnisse vorhanden, müssen diese als Vermögensgegenstände bzw. Wirtschaftsgüter in der Bilanz auftauchen. Grundsätzlich sind auch geringwertige Wirtschaftsgüter in einem besonderen Verzeichnis aufzunehmen. 

Grundsätze einer ordnungsmäßigen Inventur

Zur sachgemäßen Durchführung sollten die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung in der Handels- und Steuerbilanz eingehalten werden.

  • Vollständigkeit: die Bestände müssen vollständig aufgelistet werden
  • Richtigkeit: Art, Menge und Wert aller Vermögensgegenstände müssen richtig erfasst werden
  • Wirtschaftlichkeit: Ist es nicht zumutbar die Menge eines bestimmten Guts zu erfassen, kann diese geschätzt werden
  • Wesentlichkeit: Gegenstände des Anlagevermögens mit einem Wert unter 60 Euro müssen nicht ins Inventurverfahren eingeschlossen werden
  • Klarheit: Einzelne Bestände müssen klar bezeichnet werden
  • Nachprüfbarkeit: Eine übersichtliche Inventarliste, die auch fachkundige Dritte überprüfen können
  • Rechtzeitigkeit: Durchführung innerhalb der gesetzlich vorgegeben Frist
  • Einzelerfassung: Jeder Wert muss einzeln erfasst werden

Als Vermögensgegenstand sind materielle und immaterielle Sachen und Rechte gemeint, die durch Aktivierung in der Bilanz auftauchen.

Gesetze und steuerliche Regelungen

  • Im Handelsgesetzbuch werden das Inventar und die vereinfachten Inventurverfahren nach §§ 244 ff. handelsrechtlich geregelt. 
  • Steuerrechtlich finden Sie in der Abgabenordnung § 140 ff. AO die Regelungen zur Buchführung und Aufzeichnungspflicht. 
  • Die Einkommenssteuer- Richtlinien, R 5.3 ff. EStR, gelten für die Bestandsaufnahme des Vorratsvermögens.

Für Unternehmen, die unter die Bestimmungen des Handelsgesetzbuches (HGB) fallen, ist eine Inventur Pflicht. Außerdem müssen sie eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung aufstellen. 

Freiberufler und Unternehmer, die ihre Gewinne anhand einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zum Jahresabschluss ermitteln, müssen rein gesetzlich kein Inventurverfahren durchführen.

Inventurverfahren

Es gibt mehrere Inventurverfahren die zur wertmäßigen und körperlichen Erfassung der vorhandenen Bestände genutzt werden:

  • Körperliche Inventur: Sie ist die körperliche Aufnahme aller vorhandenen Vermögensgegenstände. Dazu gehören die Waren, Bargeld und Gebäude. Die Menge der einzelnen Vermögensgegenstände wird durch Messen, Wiegen oder Zählen erfasst.
  • Anlageninventur: Bei der Anlageninventur wird eine Bestandsaufnahme sämtlicher beweglicher Gegenstände des Anlagevermögens durchgeführt. Das bewegliche Anlagevermögen umfasst Maschinen, den Fuhrpark sowie Betriebs- und Geschäftsausstattungen.
  • Buchinventur: Die Buchinventur ist die wertmäßige Erfassung aller nicht greifbaren Werte. Dazu gehören das Bankguthaben und die Schulden, ausstehende Forderungen, immaterielle Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten.

Inventurarten im Überblick

Das Handelsgesetzbuch (HGB) lässt verschiedene Arten bzw. Inventurvereinfachungsverfahren zu. Dadurch haben Unternehmen die Möglichkeit unter bestimmten Voraussetzungen eine entsprechende Inventurart auszuwählen.

1. Permanente Inventur

Die permanente Inventur wird fortlaufend über das gesamte Geschäftsjahr verteilt durchgeführt §241 Abs. 2 HGB. Das Inventar kann beispielsweise monatlich oder einmal im Quartal aufgestellt werden.

Es wird Folgendes vorausgesetzt:

  • Die Führung eines Lagerbuches und zusätzlicher Listen die alle Zu- und Abgänge enthalten.
  • Mindestens einmal im Geschäftsjahr müssen die Bestände körperlich erfasst werden.

Vor- und Nachteile

Die körperliche Bestandsaufnahme muss nicht zum Bilanzstichtag erfolgen. Außerdem ist ein Vorteil, dass die in der Lagerbuchhaltung erfassten Bestände regelmäßig überprüft und entsprechend korrigiert werden können.

Ein Nachteil kann der hohe Aufwand für die Buchführung sein, der durch die fortlaufende Bestandsaufnahme entsteht. Außerdem ist die permanente Inventur nicht für unkontrollierbare Abgänge durch Verderb oder Zerbrechlichkeit geeignet. 

Hinweis: Zur ordnungsgemäßen Erfassung sehr wertvoller Vermögensgegenstände ist eine permanente Inventur nicht geeignet.

2. Stichtagsinventur

Eine Stichtagsinventur ist eine Vereinfachung der Inventur des Lagerbestands. Bei einer Stichtagsinventur wird das Inventar an einem festgelegten Stichtag, in der Regel der Bilanzstichtag mengenmäßig erfasst (§ 240 Abs. 1 und 2 HGB). Das Verfahren ist für besonders wertvolle Gegenstände eines Unternehmens anzuwenden.

Die Bestandsaufnahme muss laut HGB nicht zwingend am Abschlussstichtag erfolgen. Eine Stichtagsinventur kann innerhalb 10 Tage vor oder nach dem bestimmten Stichtag durchgeführt werden. 

Um schließlich den Bestandswert zum Bilanzstichtag zu ermitteln, müssen die Zugänge und Abgänge, die in der Zwischenzeit entstanden sind, wertmäßig abgezogen oder fortgerechnet werden.

Vor- und Nachteile

Zu den Vorteilen gehört, dass die ermittelten Bestände und Werte einem Bilanzstichtag bzw. einer klaren Periode nahe dem Bilanzstichtag zugeordnet werden müssen. Außerdem sind keine gesonderten Voraussetzungen nötig. Durch den Zeitraum von 20 Tagen haben Unternehmen mit der zeitnahen Inventur mehr Flexibilität. 

Ein Nachteil der Stichtagsinventur ist die Betriebsunterbrechung zur Durchführung. Zudem ist ein großer Arbeitsaufwand nötig und es entstehen Mehrkosten für zusätzliche Mitarbeiter.

Hinweis: Diese Inventurmethode muss für Gegenstände des Vorratsvermögens angewendet werden, bei denen durch Verderb, Zerbrechlichkeit etc. unkontrollierbare Abgänge eintreten können. 

3. Verlegte Inventur

Bei einer vor- oder nachverlegten Inventur kann die eigentliche Inventur bis zu drei Monate vor und zwei Monate nach dem Stichtag durchgeführt werden. 

Es wird Folgendes vorausgesetzt:

  • körperliche Bestandsaufnahme oder permanente Inventur
  • die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung
  • Vermögensgegenstände müssen in einem besonderen Inventar festgehalten werden

Vor- und Nachteile

Die verlegte Inventur hat den Vorteil, dass der Zeitpunkt innerhalb eines 5 Monatszeitraums selbst gewählt werden kann. So ist ein Termin zu einer saisonal schwächeren Zeit oder wenn es eher niedrige Bestände gibt möglich.

Zu den Nachteilen gehört die Fort- und Rückschreibung. Dadurch können Differenzen in der Buchhaltung und ein größerer Arbeitsaufwand entstehen.

Hinweis: Die Anwendung einer permanenten oder zeitverschobenen Inventur ist bei besonders wertvollen Wirtschaftsgütern nicht zulässig.

4. Stichprobeninventur

Bei der Aufstellung des Inventars ist es zulässig den Bestand der Vermögensgegenstände nach Art, Menge und dem Wert anhand von Stichproben mit mathematisch-statistischer Methoden zu ermitteln (§ 241 Abs. 1 HGB). Es ist keine zusätzliche körperliche Inventur nötig. Die Anwendung dieses Verfahrens zur Aufstellung des Inventars eignet sich besonders für große Unternehmen.

Voraussetzungen:

  • die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung müssen beachtet werden
  • Anwendung mathematisch-statistischer Methoden
  • der Aussagewert des ermittelten Inventars muss dem Aussagewert einer körperlichen Inventur entsprechen

Vor- und Nachteile: 

Der größte Vorteil der Stichprobeninventur ist die Zeitersparnis. Es muss nur eine Teilmenge ermittelt werden. Es sind zudem keine zusätzlichen Arbeitskräfte nötig, was Kosten einspart.

Ein Nachteil kann beispielsweise durch Rechenfehler bei der Hochrechnung entstehen, da nur ein Teil der Lagerbestände exakt erfasst wird. Deshalb kann durch die Hochrechnung nicht davon ausgegangen werden, dass das Ergebnis mit den tatsächlichen Lagerbeständen übereinstimmt.

Hinweis: Die Gefahr das Abweichungen durch die Hochrechnung entstehen ist bei der Stichprobeninventur größer als bei anderen Verfahren. 


Jede Inventur mit INVENTORUM

Welche Art der Inventur Sie für Ihr Unternehmen anwenden können hängt davon ab, ob Sie die jeweiligen Voraussetzungen erfüllen und ob das Verfahren für Ihre Lagerbestände bzw. Ihren Betrieb gut geeignet ist. Mit unserem Artikel können Sie sich einen Überblick zu den Inventurarten und Vorschriften verschaffen. Achten Sie auf die Bestimmungen und lassen Sie sich bei weiteren Fragen von einem Experten beraten. 

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INVENTORUM wünscht Ihnen einen erfolgreichen Jahresabschluss!

Hinweis: Alle Hinweise in diesem Artikel sind aus frei zugänglichen Quellen zusammengetragen. Inventorum ist keine Rechtsberatung und bietet mit diesem Text auch keine Rechtsberatung zur Geschäftsgründung. Es besteht kein Anspruch auf rechtliche Korrektheit.

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