Sicherheitsmaßnahmen für Kassensysteme
– das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen

 

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– das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen

Die Digitalisierung ist dabei den Einzelhandel zu erobern und den Verkauf grundlegend zu verändern. Nicht nur werden dabei die Prozesse im Ladengeschäft von Software unterstützt, sondern auch die Verknüpfung zum Online Handel wird erleichtert.
Doch wo die Digitalisierung stattfindet befindet sich oft auch eine Gesetzeslücke. Und dies hat der Gesetzgeber zum Anlass genommen, auch in Verbindung mit dem Verdacht auf Schwarzgelder im Handel und der Gastronomie, eine Verordnung zur Nutzung elektronischer Kassensysteme oder Registrierkassen zu erlassen.

Das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen ist das Resultat einer Bilanzierung des Bundesfinanzministeriums mit dem geschätzten Verlust an Steuergeldern, die durch Prüfungen aufgedeckt wurden. In vielen anderen Ländern wurden ähnliche Regelungen bereits erfolgreich umgesetzt.


Sicherheitsmaßnahmen für Kassensysteme

Schutz vor Manipulation

Im Dezember 2016 wurde das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom Deutschen Bundestag beschlossen. Dadurch soll die Manipulation an Aufzeichnungen elektronischer Kassensysteme verhindert werden.

Kernstück hierbei ist die Einführung einer sogenannten technischen Sicherheitseinrichtung („TSE“) für die Aufzeichnung aller Vorgänge im System. Damit sollen nicht dokumentierte Änderungen sowie der Einsatz von Manipulationssoftware verhindert werden, in dem eine lückenlose Protokollierung und Signierung der einzelnen Vorgänge durchgeführt wird.

Ab 2020: Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung

Ab 1. Januar 2020 müssen elektronische Aufzeichnungssysteme über diese zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Aufgrund der bisher fehlenden Zertifizierung einer TSE durch das BSI ist allerdings bereits eine Kulanzperiode bis 30.9.2020 in Aussicht gestellt, in der das Nichtvorhandensein einer TSE nicht verfolgt wird.
Die Sicherheitseinrichtung besteht aus drei Elementen:

  • Sicherheitsmodul: Aufzeichnungen werden protokolliert, signiert und sind nachträglich nicht mehr unerkannt veränderbar.
  • Speichermedium: Die Aufzeichnungen werden für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert.
  • Einheitliche digitale Schnittstelle:  ermöglicht eine sichere Datenübertragung für Prüfungszwecke  (Die EDS wird oder muss in einem DSFinV-K Format ausgegeben werden, damit die Prüfer das auch auswerten können.)*


Die Sicherheitseinrichtung soll insbesondere die Unveränderbarkeit der Daten sicherstellen und für digitale Grundaufzeichnungen eine direkte Nachprüfung der einzelnen Geschäftsvorfälle ermöglichen.

Aktuell: Gesetzliche Regelungen für elektronische Aufzeichnungssysteme

Zusätzlich zur technischen Sicherheitseinrichtung beinhaltet das Gesetz noch weitere Regelungen für Kassensysteme:

  • Einzelaufzeichnungspflicht
    Jeder Vorgang im System muss aufgezeichnet werden. Die Einzelaufzeichnungspflicht wurde für die Nutzung elektronischer Aufzeichnungssysteme in der AO (Abgabenordnung) festgelegt (§ 146 Abs. 1 AO). Elektronische Grundaufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitnah, geordnet und unveränderbar vorzunehmen. Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen außerdem täglich aufgezeichnet werden, d.h. das Kassenbuch muss immer aktuell sein.
  • Belegausgabepflicht
    Zudem gilt die Belegausgabepflicht. Damit muss jedem Kunden, ob physisch oder digital ein Beleg ausgestellt und übergeben werden. Der Steuerpflichtige kann in Einzelfällen, aufgrund der Zumutbarkeit, von der Ausgabe der Quittungen an eine Vielzahl nicht bekannter Personen befreit werden (z. B. ein Bäcker, der minütlich Kunden am Morgen beim Brötchenkauf abfertigt). Dazu erteilen die Finanzämter auf Antrag ggf. eine Befreiung, die aber widerrufen werden kann (§ 146a Abs. 2 AO).
  • Meldepflicht
    Schließlich wurde auch eine Meldepflicht eingeführt.  Bei der Anschaffung oder Außerbetriebnahme eines elektronischen Aufzeichnungssystems haben Sie einen Monat Zeit dies zu melden (§ 146 Abs. 4 AO). Ein vorhandenes elektronisches Aufzeichnungssystem müssen Sie damit bis zum 31.01.2020 melden.

Dabei werden folgende Angaben benötigt:

  • Name und die Steuernummer des Steuerpflichtigen
  • Art der zertifizierten Sicherheitseinrichtung und des elektronischen Aufzeichnungssystems
  • die Anzahl und Seriennummer (die jeweilige Seriennummer für das Aufzeichnungsgerät)
  • das Datum der Anschaffung bzw. Außerbetriebnahme der elektronischen Kasse

Info: Das Dokument zum BMF-Schreiben und einen Ansprechpartner für das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen finden Sie beim zuständigen Bundesministerium für Finanzen.

Wichtige Begriffe zur KassenSichV kurz erklärt

Was ist ein Aufzeichnungssystem?

Die in §1 Satz 1 der KassenSichV genannten „elektronischen oder PC gestützten Kassensysteme oder Registrierkassen“ sind für den Verkauf von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen und deren Abrechnung spezialisierte elektronische Aufzeichnungssysteme, die eine „Kassenfunktion“ haben.

Was ist ein Vorgang?

Im Sinne der KassenSichV ist ein Vorgang ein zusammengehörender Aufzeichnungsprozess, der eine Protokollierung durch die zertifizierte TSE auslösen muss. Ein Vorgang beschreibt die Abläufe innerhalb des Aufzeichnungssystems.

Was ist eine Transaktion?

Transaktionen sind Abläufe innerhalb einer zertifizierten TSE. Im Rahmen der Protokollierung eines Vorganges muss mindestens eine Transaktion erzeugt werden.

Was ist ein Geschäftsvorfall?

Geschäftsvorfälle sind alle rechtlichen und wirtschaftlichen Vorgänge, die innerhalb eines bestimmten Zeitabschnittes den Gewinn bzw. Verlust oder die Vermögenszusammensetzung in einem Unternehmen dokumentieren oder beeinflussen bzw. verändern.

Aufzeichnungssystem vs Kasse

Aufzeichungssystem und Kasse können das Gleiche sein. Es besteht aber auch die Möglichkeit, dass das Aufzeichnungssystem ein Teil der Kasse ist. Ein Beispiel: Das iPad ist ein Aufzeichnungssystem und die INVENTORUM Software ist die Kasse. 


Seit Januar 2018: 

Kassen-Nachschau 

Neben den technischen Sicherheitsmaßnahmen führte der Gesetzgeber schon im Januar 2018 auch die Prüfung von Kassensystemen mittels Kassen-Nachschau ein.

Die Kassen-Nachschau ist ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte. Dabei werden die Kassenaufzeichnungen von computergestützten Kassensystemen, elektronischen Registrierkassen und offenen Ladenkassen kontrolliert.

Die Kassen-Nachschauen sollen insbesondere dabei helfen Steuerausfälle durch manipulierte Kassensysteme zu verhindern. Dazu werden die Kassenführung, die Kassenaufzeichnungen, und deren ordnungsgemäße Übernahme in die Buchführung überprüft.

Durchführung der Kassen-Nachschau

Ein Amtsträger des zuständigen Finanzamts darf hierzu als Prüfer unangekündigt im Betrieb auftauchen und eine Prüfung der ordnungsgemäßen Kassenführung durchführen. Der Amtsträger erscheint während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten des Betriebs.

Sie müssen dem Kassenprüfer die Aufzeichnungen, Bücher und sonstige für die Kassenführung relevante Unterlagen vorlegen.

Die Kassen-Nachschau ist eine weitere Maßnahme um insbesondere die Kassenaufzeichnungen in bargeldintensiven Betrieben zu kontrollieren.

Mehr Informationen zur Kassen-Nachschau finden Sie in unserem Artikel Kassen-Nachschau, jetzt! Eine gute Vorbereitung ist die Kasse wert.

Konsequenzen bei Verstößen gegen die Anforderungen

Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, folgte auch die Erhöhung der Bußgelder bei Ordnungswidrigkeiten.

Steuerpflichtige müssen damit rechnen, dass Abweichungen, die bei der Kassenprüfung entdeckt werden, zu einer umfangreichen Betriebsprüfung und nachträglichen Schätzungen führen können. Außerdem werden Geldbußen bis zu 25.000 Euro für Verstöße fällig. 

Achten Sie deshalb besonders darauf, dass das eingesetzte Kassensystem die Anforderungen erfüllt.


Moderne Kassensoftware sicher & gesetzeskonform

Grundsätzlich kann jeder Einzelhändler selbst entscheiden, ob eine offene Ladenkasse, eine Registrierkasse oder auch eine Kassensoftware z. B. für das iPad eingesetzt wird. Wichtig ist, dass auf jeden Fall die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.

Neben den gesetzlichen und technischen Anforderungen an Ihr Kassensystem sind auch die Funktionen und einfache Handhabung bei einer modernen Kasse wichtig. Um die täglichen Verkaufsvorgänge gut im Blick zu haben, können Sie von einer sicheren Kassensoftware nur profitieren.

INVENTORUM ist die Kassensoftware für den Einzelhandel. Sie ist nicht nur modern und funktional, sondern auch sicher, gesetzeskonform und kompatibel mit diverser Hardware. Die zahlreichen Funktionen vereinfachen Ihr Geschäft und erlauben einen sicheren Umgang mit den Daten.

Finden Sie hier heraus was unser Kassensystem alles für Ihr Geschäft tun kann.

Erläuterung:

*DSFinV-K: wird als CSV ausgegeben. Das DFKA Format hat die selbe Nomenklatur und Struktur bis auf das Datei-Format, das ist eine json-Datei.

Hinweis: Alle Hinweise in diesem Artikel sind aus frei zugänglichen Quellen zusammengetragen. Inventorum ist keine Rechtsberatung und bietet mit diesem Text auch keine Rechtsberatung zur Geschäftsgründung. Es besteht kein Anspruch auf rechtliche Korrektheit.

Infografik – Bild: Bundesministerium für Finanzen: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Bilderstrecken/Infografiken/Infografiken-Steuern-Allgemein/Infografiken-Steuern-Allgemein.html?docId=87994&notFirst=true

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