Artikelserie Teil 4: Die Grundlage der Digitalisierung im Einzelhandel: Die Warenwirtschaft

 

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Inhalt der Serie:

  1. Einleitung
  2. Kunde
  3. Buchhaltung
  4. Warenwirtschaft
  5. Vertrieb
  6. Kasse
  7. Marketing

 

In meinem letzten Artikel ging es um den Kunden. Heute soll es um das Thema Warenwirtschaft gehen. Diese sehe ich neben der Buchhaltung und der Kundenverwaltung als drittes Kernelement des Handels an. Die Warenwirtschaft ist vielleicht sogar am wichtigsten, wenn man überhaupt an der Zukunft des Einzelhandels teilnehmen möchte.

 

Der Kern des Einzelhandels: Die Wirtschaft mit den Waren

Meine Mutter führte 30 Jahre lang sehr erfolgreich eine Modeboutique. Ihre Warenwirtschaft war in ihrem Kopf. Sie musste nur einmal den Blick durch den Laden schweifen lassen und wusste wie es um die Bestände aussah, wo etwas fehlte oder Produkte schon zu lange im Regal lagen. Dann startete sie Rabattaktionen, gab Nachlieferungen in Auftrag oder forschte nach, wer denn die Socken geklaut haben könnte.

Für viele mag das Vorgehen, wie meine Mutter es gemacht hat, nach wie vor ausreichend sein. Einzelhändler, die ein überschaubares Sortiment haben, sechs Tage die Woche selbst im Laden stehen, viel Leidenschaft für die eigenen Produkte haben und nahezu ausschließlich von einer unerschütterlichen Stammkundschaft leben. Meine Mutter hat sich mit der Taktik, auf weitere Optimierungen zu verzichten, vor zehn Jahren in den Ruhestand gerettet. Doch gegen Ende ihrer Karriere musste sie schon gegen die Veränderungen ankämpfen, welche erst jetzt immer stärker zum Vorschein treten.

Diese Veränderungen machen eine gut organisierte Warenwirtschaft für Einzelhändler unerlässlich. Aus der Erfassung, welche Produkte gekauft und verkauft werden, erschließen sich das Geschäft und die Mittel zum Betrieb des Unternehmens sowie die Zuwendungen der Inhaber und Mitarbeiter.

Kostenreduzierung und Ertragssteigerung durch die Warenwirtschaft

Lokale Einzelhändler haben viele Hürden zu meistern. Eine davon ist, sich gegen große Ketten behaupten zu müssen, welche u. a. durch die Optimierung ihrer Prozesse im Ladengeschäft auch niedrigere Preise an den Endkunden weitergeben können. Die erste Aufgabe der Warenwirtschaft – auch für lokale Einzelhändler – ist es deshalb, Bestände zu optimieren und richtig zu erfassen.

Doch noch einmal zurück zu den großen Händlern: Investitionen von Ketten wie H&M, Toys“R“Us & Co gingen zunächst vor allen Dingen dahin, den Einkauf und die Bestände in den Läden und Lagern so zu optimieren, dass immer möglichst genau die Menge an Produkten im Regal liegen, die der Kunde nachfragt. Ein Produkt im Regal kostet Geld. Wenn es aber um den Verkauf und das Geldverdienen geht, dann muss darauf geachtet werden, daß immer genug angeboten wird, um die Bedürfnisse der Kunden zu befriedigen. Nichts ist schlimmer, als einen kaufbereiten Kunden wieder ziehen lassen zu müssen und an die Konkurrenz zu verlieren. Warenwirtschaft bedeutet also, die Waage zu halten, genau das im Angebot zu haben, was der Kunde braucht. Nicht mehr und nicht weniger.

Multichannel, Omnichannel, Crosschannel … Kanal egal

Ende der 90er Jahre ging es dann los, dass Produkte nicht nur in Läden vor Ort, sondern auch über das Internet verkauft werden konnten. Das bedeutete vor allem, dass die Konkurrenz größer wurde. Trotzdem konnte sich der lokale Einzelhandel nahezu unverändert fast 20 Jahre weiter behaupten. Wohl zumeist aus dem insgesamt trotzdem steigenden Handelsvolumen, auch wenn der Großteil des Wachstums seit 20 Jahren an den E-Commerce geht. Doch heute sprechen einige Faktoren dafür, dass die Zeiten  für stationäre Händler schwieriger werden.

Mittlerweile ist das Einkaufen über das Internet kein Novum mehr. Das Vertrauen in E-Commerce ist gestiegen, das Internet ist durch Smartphones heute in jeder Jackentasche. Viele Einzelhändler wollten ja auch deshalb nicht in den Onlinehandel einsteigen, um nicht mit einer sehr großen Konkurrenz vergleichbar zu sein. Doch der Preisvergleich ist durch mobile Endgeräte auch in den Laden gekommen. Die Kunden brauchen im Laden nur einen Blick auf Preisvergleichsseiten über ihr Smartphone zu werfen. Die Katze ist also aus dem Sack – es herrscht volle Transparenz zwischen den Online- und Offline-Verkaufskanälen.

Wenn dem also so ist, warum dann das Internet nicht als zusätzliche Chance nutzen? Oder anders gesagt, warum kampflos dem E-Commerce das Geschäft überlassen, wenn es sich ein Kunde zuhause noch einmal überlegen will (in Wirklichkeit heisst das nur Zeit kaufen um online Vergleiche einzuholen). Und um das zu tun, muss man seine Produkte im Internet sichtbar machen und das heisst man braucht eine digitale Beschreibung und Bilder. Das ist eine digitale Warenwirtschaft.

Produktinformationen, aktuelle Bestände und die Preise der Produkte müssen digital verfügbar sein, um dort neben den Online-Pure-Playern (Händler, die ihre Waren ausschließlich übers Internet anbieten) aufzutauchen und eine Chance zu haben, zu konkurrieren. In einer Studie der Webseite Zukunftdeseinkaufens.de gaben lediglich 21% an, Preis als wichtigstes Kriterium zu haben. Wenn man selbst teurer ist, so kann man dies über die Qualität, das haptische Erlebnis, den Service, oder die persönliche Bindung rechtfertigen. Oder man gibt dem Kunden einen Rabatt für den Online Kauf im eigenen Webshop mit, bevor dieser den Laden verlässt. So hat man zumindest seine Chance auf den Kauf von nahezu null auf eine realistische Chance erhoben.

Wenn ich von Warenwirtschaft und „digital“ spreche, dann denke ich nicht an Excel-Tabellen, sondern spreche von einem System, das sich zum einen ohne großen Installations- und Trainingsaufwand bedienen lässt und zum anderen gleichzeitig zukunftsorientiert genug ist, damit Einzelhändler sowohl stationäre Prozesse damit steuern können, als auch an E-Commerce-Prozessen teilhaben und Produktinformationen in Echtzeit synchron gehalten werden können.

Das mögen der eigene Webshop oder Verkäufe auf eBay oder dem lokalen online Marktplatz sein – oder einfach nur die Tatsache, auf Google gefunden zu werden. Bisher waren diese Funktionalitäten einem Zusammenschluss aus komplexen, einzelnen und oft  teuren Systemen vorbehalten. Doch mit den Konzepten der Cloud und Software-as-a-Service (die Nutzung von Software online durch Cloud-Computing, anstatt diese zu kaufen und lokal auf dem Rechner zu installieren) ist dies nun auch gegen niedrige monatliche Mietgebühren eines digitalen Kassensystems einfach umzusetzen.

Der wandernde Warenkorb

Wenn heute viel über die Notwendigkeit der Digitalisierung in der Presse steht, dann ist damit für stationäre Händler oft die Erstellung eines Webshops gemeint. Das ist zu einem gewissen Grad bestimmt richtig, doch damit alleine ist es nicht getan. Schließlich kämpfen viele Webshops um sehr wenig Werbeplatz auf Googles erster Seite in den Suchergebnissen.

Wo und wie Digitalisierung für den Handel wichtig wird, um Umsatz zu erzeugen, ist schwer vorherzusagen. Heute sind es Google und Amazon, morgen Facebook und Instagram, in ein paar Jahren wahrscheinlich eine andere Plattform, die heute noch niemand kennt. Aber wenn der Einzelhandel dann noch eine Rolle in der Wertschöpfung des Handels spielt (und davon gehe ich aus), dann muss der Händler flexibel auf die sich ständig ändernden Anforderungen der Kunden, der Lieferanten und der Werbetreibenden reagieren können. Und das bedeutet, dass die Prozesse digital sein müssen um diese nahtlos in die anderen (auch digitalen) Prozesse der Wertschöpfungskette einbinden zu können.

Ich gebe Ihnen noch mal ein Beispiel meiner Mutter: Mehr als die Hälfte des Umsatzes der Modeboutique kam davon, den Stammkunden Produkte zur Auswahl mitzugeben. So konnten sich die Kunden alles zu Hause nochmal in Ruhe ansehen, drüber schlafen, die Meinung der Familie einholen oder die Stücke einfach mit eigenen Kleidungsstücken kombiniert anprobieren. Dieser Prozess war äußerst erfolgreich und hat das Kerngeschäft meiner Mutter gesichert.

Heute haben sich Anbieter wie Outfittery oder Modomoto dieses Konzept in komplett digitaler Form als Vorbild genommen, um Geschäfte mit dreistelliger Millionenbewertung aufzubauen. Die Frage ist nun: Warum macht das kein stationärer Händler mehr? Wahrscheinlich einerseits, weil die enge Kundenbindung fehlt, da Stammkundschaft durch die Ablenkung im Internet immer seltener wird. Andererseits fehlen die buchhalterischen und lagerhaltungstechnischen Möglichkeiten, einen solchen Prozess einfach abzubilden. Doch genau hier sollte eine moderne Warenwirtschaft in Verbindung mit anderen Systemen ansetzen – damit der Warenkorb mit dem Kunden, bildlich gesprochen, mitwandert. Ein Produkt kann dann so lange in der virtuellen Einkaufstasche liegen, bis sich der Kunde zu dessen Erwerb entscheidet und es bestellt – oder aber wieder aus dem Warenkorb löscht.

Aller Anfang ist schwer

Anfänge und Umstellungen sind schwer. Egal ob die Umstellung aus analogen Prozessen oder aus archaischen digitalen Systemen erfolgt – der Einstieg in die moderne Warenwirtschaft ist nicht einfach. Schließlich liefern selbst Hersteller oder Großhändler kaum gute Stammdaten und wenn überhaupt, dann sind diese meist nicht direkt einsetzbar. Vor allen Dingen für den E-Commerce gibt es für jedes Portal andere Anforderungen, sodass Optimierungen aufwändig und oft manuell nicht machbar sind.

Doch es heißt auch, dass in jedem Anfang ein Zauber innewohnt. Veränderung ist besser als Stillstand. Ich würde mich deswegen nicht entmutigen lassen. Wichtig ist es erst einmal, die grundlegenden Daten in der eigenen Warenwirtschaft zu haben, um in der Kasse, Buchhaltung und Lagerhaltung optimal arbeiten zu können. In den meisten Fällen macht auch der eigene Webshop Sinn, vor allen Dingen, um Stammkunden abzuholen und über Google und Kartendienste auffindbar zu werden.

Ob eine erweiterte Präsenz auf Portalen wie Zalando, Amazon oder eBay erfolgreich ist, hängt von der Art des Geschäfts, dem zeitlichen und monetären Einsatz ab, und auch der Prognose, wie sich der Handel in den nächsten Jahren entwickeln wird. Die Präsenz auf der ersten Ergebnisseite von Google ist nur wenigen privilegierten Händlern vorbehalten, man kann sich das Geld dafür sparen. Die Chancen bestehen eher über die Funktion des Local Inventory (z. B. bei Google oder Apple Maps) oder über neue Prozesse wie den eben beschriebenen digitalen Auswahlprozess in Verbindung mit dem eigenen Webshop.. Und da ist wieder die Warenwirtschaft entscheidend – denn nur so können kleinere Händler die Verfügbarkeit ihres Angebots in Echtzeit über diese Dienste präsentieren und dabei gleichzeitig ihre stationären Geschäfte weiterführen.

Digitalisierung im Einzelhandel ist ein großes Feld. Lassen Sie sich nicht zu sehr von einem Onlineshop oder einer Werbebotschaft auf Google verleiten. Wichtig ist es erst einmal, die Produkte und die mit dem Einkauf und Verkauf verbundenen Prozesse in einem System zu managen. In einem zweiten Schritt kann mit diesem System dann die Erweiterung auf neue Prozesse, auch auf solche im E-Commerce, stattfinden. Denn was diese relevanten Prozesse für Ihr Ladengeschäft in fünf Jahren sein werden, ist heute schwer vorhersehbar. Bleiben Sie flexibel, gute Verkäufe!  

Wenn Sie gern mehr über das von uns zur Verfügung gestellte Warenwirtschaftssystem erfahren möchten finden Sie hier weitere Informationen. Gern beraten wir Sie auch unter: +49 (0)30 208 98 63 63


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